Job analysis atau analisis pekerjaan sering dianggap sebagai fondasi dasar dari sebuah sistem sumber daya manusia dalam organisasi. Restrukturisasi, inisiatif perbaikan kualitas, perencanaan sumber daya manusia, desain jabatan, pelatihan, pengembangan karir, sistem penilaian prestasi kerja, itu semua mendasarkan diri pada hasil dari analisis pekerjaan. Analisis pekerjaan merupakan langkah awal untuk hampir seluruh fungsi personalia.
Menurut Socrates, terdapat tiga hal penting dalam suatu komunitas yang terorganisasi. Pertama, terdapat perbedaan kemampuan dalam setiap individu di dunia kerja. Kedua, ada proses penempatan yang unik yaitu disesuaikan dengan kemampuan atau bakat alaminya. Ketiga, untuk memperoleh performa kerja yang tinggi maka komunitas tersebut harus menempatkan seseorang di posisi yang tepat sesuai kemampuannya. Dalam suatu perusahaan, untuk mampu menilai kinerja pegawai, mempekerjakan orang yang tepat untuk mengerjakan suatu pekerjaan, maka dibutuhkan sebuah analisis pekerjaan yang di dalamnya dibahas juga mengenai perekrutan, pemeriksaan secara mendetail, pengujian, dan penyeleksian aplikasi pekerjaan.
Pada masa lalu, bagian personalia dari suatu organisasi tradisional tugas utamanya adalah tulis-menulis, bertanggung jawab untuk menyimpan catatan kepegawaian, mengurus pembagian gaji, dan menjaga catatan pensiunan. Sekarang pada masa modern ini, organisasi menjadi lebih kompleks dan catatan personalia semakin meluas. Saat ini bagian personalia lebih dikenal sebagai bagian sumber daya manusia (HRD). Para psikolog personalia terlibat dalam aktivitas seleksi, perekrutan, penilaian kinerja karyawan, pengembangan tenaga kerja, dan perumusan kriteria untuk promosi, pemecatan dan perilaku indisipliner.
Proses MSDM mencakup kegiatan-kegiatan perencanaan dan pengadaan tenaga kerja, seleksi dan penempatan pegawai, pengembangan personil melalui pendidikan dan pelatihan, integrasi personil kedalam organisasi dan pemeliharaannya (termasuk pemberian imbalan), penilaian terhadap hasil kerja serta juga pengembangan karir serta pemberhentian personil. Secara skematis ruang lingkup manajemen sumberdaya manusia dapat dilihat pada bagan:

A. Definisi Analisis Pekerjaan
Analisis pekerjaan adalah studi sistematis mengenai tugas, kewajiban, dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan, serta pengetahuan, kemampuan, dan keahlian yang dibutuhkan untuk mengerjakan pekerjaan tersebut. Atau dapat pula dikatakan Analisis Pekerjaan adalah proses pengumpulan informasi mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan oleh seorang pekerja, yang dilaksanakan dengan mengamati cara atau mengadakan interview terhadap pekerja, dengan bukti-bukti yang benar dari supervisor. Analisis pekerjaan adalah titik awal untuk hampir semua fungsi personalia dan analisis ini sangat penting untuk mengembangkan cara penilaian personalia.
Analisis pekerjaan ini akan menghasilkan suatu daftar uraian pekerjaan pernyataan tertulis mengenai kewajiban-kewajiban pekerja dan bisa juga mencakup standart kualifikasi, yang merinci pendidikan dan pengalaman minimal yang diperlukan bagi seorang pekerja untuk melaksanakan kewajiban-kewajiban dari kedudukannya secara memuaskan.
Analisis pekerjaan dilakukan oleh individu yang sungguh memahami orang-orang, pekerjaan dan keseluruhan sistem organisasi. Dalam realitanya analisis pekerjaan dilaksanakan oleh pakar job analysis, Job Analyser dari luar, supervisor, dan manager. Orang yang menganalisis pekerjaan harus terlatih dalam metode penelitian dasar selain itu juga harus ahli dalam teknik pengukuran objektif agar dapat menghasilkan analisis yang akurat.
Dalam proses analisis pekerjaan terdapat tiga 3 tahapan penting, yaitu (1) mengumpulkan informasi, (2) menganalisis dan mengelola informasi jabatan, dan (3) menyusun informasi jabatan dalam suatu format yang baku. Analisis pekerjaan yang dilakukan dengan baik akan menghasilkan uraian jabatan yang baik pula, dan kemudian dapat dijadikan bahan baku yang baik untuk proses pengelolaan SDM yang lain (evaluasi jabatan, rekrutmen dan seleksi, manajemen kinerja, penyusunan kompetensi, pelatihan).
Analisis pekerjaan adalah suatu proses, sedangkan produknya adalah deskripsi jabatan, spesifikasi jabatan, dan evaluasi jabatan. Analisis pekerjaan pada intinya terdiri dari rangkaian sejumlah informasi yang digali melalui pertanyaan-pertanyaan tertentu. Pertanyaan dalam analisis pekerjaan itu dapat dirumuskan sebagai berikut :
• What : menanyakan tentang apa yang dikerjakan pada jabatan tersebut atau tugas-tugas apa sajakah yang terdapat pada jabatan tersebut.
• How : terkait dengan informasi tentang bagaimana mengerjakan pekerjaan atau tugas-tugas dalam jabatan tersebut atau terkait dengan cara/ prosedur pelaksanaan tugas.
• Why : menyangkut penggalian informasi tentang mengapa tugas-tugas dalam jabatan tersebut dilakukan atau untuk tujuan apa tugas-tugas tersebut dikerjakan.
• Skill involved : kecakapan/ kepandaian/ ketrampilan apakah yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan/ tugas-tugas tersebut.

B. Tujuan Analisis Pekerjaan
Analisis pekerjaan dipakai untuk berbagai tujuan, baik sektor publik maupun sektor swasta. Berikut ini tujuan dari analisis pekerjaan :
1. Job description, yang berisi informasi pengeidentifikasian pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggungjawaban, spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar- standar pekerjaan.
2. Job classification, penyusunan pekerjaan-pekerjaan ke dalam klas-klas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu. Rencana sistematika tradisional biasanya didasarkan pada garis kewenangan organisasi, isi tugas/pekerjaan yang didasrkan pada teknologi, dan tugas/pekerjaan ini pada gilirannya didasarkan pada perilaku manusia.
3. Job evaluation, suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terkait.
4. Job desing instructuring, meliputi usaha-usaha untuk mengalokasi dan merestrukturalisasikan kegiatan-kegiatan pekerjaan ke dalam berbagai kelompok.
5. Personal requirement/spesifications, berupa penyusunan persyaratan-persyaratan atau spesifikasi-spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan, seperti pengetahuan (knowledge), ketrampilan (skills), ketangkasan (aptitudes), sifat-sifat dan ciri-ciri (attributes and traits) yang diperlukan bagi keberhasilan pelaksanaan suatu pekerjaan.
6. Performance appraisal, tujuan penting daripada penilaian performansi ini adalah dengan maksud untuk mempengaruhi dari para pekerja melalui keputusan-keputusan administrasi, seperti promosi, pemberhentian sementara (lay off), pemindahan (transfer), kenaikan gaji, memberi informasi kepada para pekerja tentang kemampuan-kemampuan dan kekurangan-kekurangan yang berkaitan dengan pekerjaannya masing-masing.
7. Worker training, untuk tujuan-tujuan pelatihan.
8. Worker mobility untuk tujuan mobilitas pekerja (karir), yaitu dinamika masuk-keluarnya seseorang dalam posisi-posisi, pekerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu.
9. Efficiency, ini mencakup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas fisik lainnya dengan referensi tertentu pada kegiatan-kegiatan kerja, termasuk prosedu-prosedur kerja, susunan kerja dan standar-standar kerja.
10. Safety, sama dengan efisiensi, tapi perhatiannya lebih diarahkan pada identifikasi dan peniadaan perilaku-perilaku kerja yang tidak aman, kondisi-kondisi lingkungan.
11. Human resource planning, ini meliputi kegiatan-kegiatan antisipatif dan reaktif melalui suatu organisasi untuk memastikan organisasi tersebut memiliki dan akan terus memiliki jumlah dan macam orang pada tempat yang tepat, waktu yang tepat, dll.
12. Legal/quasi legal requirements, aturan-aturan dan ketentuan-ketentuan lainnya yang berkaitan dengan organisasi.
Proses analisis ini dilakukan untuk memahami apa tanggung jawab setiap jabatan dan kontribusi hasil jabatan tersebut terhadap pencapaian hasil atau tujuan organisasi. Dengan analisis ini, maka nantinya uraian jabatan akan menjadi daftar tanggung jawab, bukan daftar tugas atau aktivitas.

C. Manfaat Analisis Pekerjaan
Hasil Analisis pekerjaan ini akan memberikan gambaran tentang tugas dan tanggung jawab setiap pekerja. Analisis pekerjaan mempunyai manfaat dalam suatu pengorganisasian, antara lain :
1. Analisis susunan kepegawaian (Informasi pekerjaan)
2. Desain Organisasi (menganalisis elemen, menyusun posisi organisasi)
3. Redesain pekerjaan (untuk meningkatkan metode pekerja, mengurangi kesalahan, eliminasi yang tidak perlu, perbaikan kinerja)
4. Telaah dan Perencanaan Kerja
5. Suksesi Manajemen
6. Pelatihan dan pengembangan
7. Jalur karir
8. Kriteria seleksi
9. Evaluasi pekerjaan

D. Pertimbangan Strategik dalam JOB ANALYSIS

1. Tingkat partisipasi karyawan dalam proses job analysis.
2. Pelaksanaan job analysis (rincian proses)
3. Waktu pelaksanaan job analysis
4. Keputusan penggunaan orientasi (tradisional / masa depan)

E. ASPEK PEKERJAAN JOB ANALYSIS

1. Keluaran pekerjaan (penyusunan staff, penetapan standar dan tujuan kerja, evaluasi nilai kerja)
2. Aktivitas yang dilaksanakan. (tujuan perancangan kerja, struktur org., persyaratan kerja dan jalur karir, kebutuhan pelatihan dan pengembangan, pendefinisian kebutuhan suksesi manajemen, perencanaan tinjauan kerja.
3. Kompetensi (definisi persyaratan kerja untuk seleksi, penempatan, jalur karir, rencana desain org. kebutuhan pelatihan).
4. Struktur balas jasa (administrasi gaji).

F. Tahap-tahap analisis

Dalam analisis pekerjaan terdapat dua langkah utama yang harus dilakukan, yaitu (1) penentuan tugas-tugas utama, kegiatan-kegiatan, perilaku-perilaku atau kewajiban-kewajiban yang akan dilaksanakan dalam pekerjaan. (2) penetapan pengetahuan (knowledge), kemampuan-kemampuan (abilities), kecakapan-kecakapan (skills), dan beberapa karakteristik lainnya (faktor-faktor kepribadian, sikap, ketangkasan atau karakteristik fisik dan mental yang di perlukan bagi pekerjaan) yang dibutuhkan untuk pelaksanaan tugas-tugas.

G. Jenis Analisis Pekerjaan
1. Analisis Pekerjaan Tradisional (Traditional Job Analysis)
Model tradisional ini hanya mencari informasi sekitar tiga aspek, antara lain tanggung jawab yang merinci unit organisasi kemana suatu jabatan/kedudukan harus bertanggung jawab, harus tunduk kepada pengarahan dan bagian pelaksanaan, kewajiban-kewajiban umum dari seseorang yang sedang memegang suatu kedudukan, kualifikasi-kualifikasi minimal yang diterima sebagai kelayakan.
2. Analisis Pekerjaan yang beroreientasi hasil (Ersult-oriented Jobs Description atau RODs)
Analisis pekerjaan yang berorientasikan hasil ini merupakan suatu kehidupan kecil di dalam program-oriented budget yang bermanfaat bagi produktivitas.

H. Metode
Dalam Analisis Pekerjaan, digunakkan beberapa metode yang gunanya untuk mengoptimalkan kinerja pekerja. Metode-metode yang digunakan antara lain adalah : Observasi, Partisipasi, Data yang tersedia, Wawancara, Survey, dan Catatan Harian Kerja.

Observasi
Observasi adalah metode Analisis Pekerjaan yang dilakukan dengan cara mengumpulkan informasi tentang pekerjaan tertentu. Para Job Analyst mengamati para pekerja selama beberapa waktu, bisa dengan video rekaman, untuk merekam cara bekerja dari para pekerja, kemudian membuat catatan sebagi bentuk laporan.
Cara ini biasanya digunakan untuk memperhatikan bagaimana pengaruh kehadiran pengamat (Job Analyst) terhadap kinerja pekerja. Apakah mereka sengaja bekerja lebih baik ketika diamati atau kualitas kerja mereka sama ketika diamati maupun tidak diamati.

Partisipasi
Pada Metode ini para pekerja diarahkan untuk langsung terjun kedalam pekerjaan yang sudah ditentukan. Terkadang Analis pekerjaan ingin melakukan sendiri operasi dalam suatu pekerjaan dengan tujuan mereka secara langsung dapat memahami beagaimana pekerjaan tersebut dijalankan.

Data yang tersedia
Data-data yang tersedia pada perusahaan dapat digunakkan oleh para Job Analyst untuk bertukan pikiran dan menambah informasi dengan Job Analyst dari perusahaan lain.
Data-data tersebut harus dijaga keakuratannya. Data-data tersebut harus diperiksa secara rutin sehingga data-data tersebut terbukti masih akurat atau tidak. Apakah masih dapat menjadi suatu tolok ukur atau tidak?

Wawancara
Pertanyaan dalam suatu wawancara bisanya berupa pertanyaan ’open-ended’ atau disebut juga wawancara terbuka. Atau dapat juga berupa pertanyaan yang terstruktur dan terstandardisasi.
Wawancara tidak dilakukan pada satu orang/pihak saja. Hal tersebut bertujuan agar tidak terjadinya bias informasi. Selain itu, metode ini digunakkan untuk mendapatkan gambaran pekerjaan yang akurat dan untuk melihat bagaimana beberapa orang yang menjalankan pekerjaan yang serupa biasanya menghasilkan tugas yang sama.

Survey
Survey yang dijalankan meliputi suatu kegiatan administrasi menggunakan kuesioner kertas-pensil. Dimana para responden mengisi kertas kuesioner tersebut, kemudian mengembalikannya pada Analis pekerjaan. Pertanyaan dalam survey dapat berupa pertanyaan terbuka maupun tertutup.
Survey memiliki dua keuntungan. Pertama, survey mengumpulkan banyak informasi dari berbagai sumber dalam satu waktu. Kedua, metode ini memungkinkan anonimus, sehingga para responden dapat lebih leluasa untuk mengisi tanpa mengkhawatirkan apakah identitas mereka akan diketahui banyak orang atau tidak.

Catatan Harian Kerja
Keuntungan dari metode ini adalah memberikaninformasi secara detail mengenai pekerjaan seseorang. Karena metode ini dilakuakn secara rutin setiap hari.
Namun, selain itu terdapat beberapa kelemahannya. Antara lain, memakan waktu yang cukup banyak baik bagi pkerja maupun yang menulis catatan harian ini. Selain itu bagi para Job Analyst, juga lebih sulit karena harus mengolah data yang cukup banyak.

I. Teknik Analisis Pekerjaan
Job Element Method
– Teknik analisis pekerjaan berdasar pengetahuan, keterampilan, kemampuan, dan karakteristik lain yang disyaratkan untuk suatu pekerjaan. (KSAOs)
– Fokusnya pada karakteristik individual yang menjalankan pekerjaan, “person oriented”
– Karena lingkupnya yang terbatas, teknik ini sering dikombinasikan dangan teknik-teknik analisis yang lain.
– Paling sering digunakan pada pemerintah federal.

Functional Job Analysis (FJA)
– Teknik analisis terstruktur yang menguji rangkaian tugas dalam suatu pekerjaan dan proses pemenuhannya.
– Membantu menciptakan the Dictionary Occupational Titles (DOT), referensi panduan untuk mengklasifikasi dan mendiskripsikan lebih dari 40.000 jenis pekerjaan.
– DOT menggunakan the Standard Occupational Classification (SOC), Sembilan digit kode yang menunjukkan kategori pekerjaan dan level jenis pekerjaan yang diminta jenis pekerjaan tertentu.
– Occupational Information Network (O*NET) merupakan pengganti DOT yang digunakan beberapa tahun terakhir ini, menyediakan informasi tentang kategori pekerjaan, gaji, pelatihan, dan persyaratan kerja.
– Teknik ini populer karena hemat biaya dan menggunakan diskripsi kerja berdasarkan standar nasional.
– Sangat membantu dalam analisis diskripsi kerja untuk banyak posisi sekaligus.
– Berguna dalam memberikan pencerahan pada pekerja bagaimana untuk sukses dalam pekerjaannya.

Position Analysis Questionnaire (PAQ)
– Teknik analisis pekerjaan yang menggunakan kuessioner tertutup dalam menganalisis pekerjaan berdasarkan pada 187 ketetapan kerja dan terbagi dalam 6 kategori.
– Ketegori :
1. Input informasi
Bagaimana pekerja memperoleh informasi yang dibutuhkan untuk menjalankan pekerjaannya.
2. Proses mental
Pemikiran, penalaran, dan pengambilan keputusan yang dibutuhkan dalam menjalankan pekerjaan.
3. Output kerja
Tugas yang harus dikerjakan pekerja dan alat atau mesin yang dibutuhkan untuk menjalankannya.
4. Hubungan interpersonal
Jenis hubungan atau kontak dengan rekan kerja yang dibutuhkan dalam menjalankan pekerjaan.
5. Konteks kerja
Konteks fisik atau sosial dimana pekerjaan tersebut dijalankan.
6. Karakteristik
Aktifitas, kondisi, dan karakteristik lain yang relevan dalam pekerjaan tersebut.
– Keenam kategori perangkat kerja ini masing-masing diukur dengan 6 kategori, yaitu; Kegunaan, kepentingan, waktu, aplikasi, kemungkinan kejadian, dan kode khusus.
– Teknik ini menghasilkan profil pekerjaan yang terperinci yang nantinya dapat digunakan untuk membandingkan pekerjaan dengan posisi yang sama atau mirip pada organisasi yang berbeda.
– Merupakan teknik riset analisis pekerjaan yang kajiannya paling dalam
– Dalam penelitian, teknik ini telah digunakan untuk mengidentifikasi kesamaan antara kelas yang berbeda dari pekerjaan dan kesamaan kelas dari pekerjaan pada organisasi yang berbeda.
– Teknik ini lebih akurat dilakukan oleh seorang ahli job analisis daripada orang lain termasuk pengemban pekerjaan itu sendiri.

Critical Incidents Technique (CIT)
– Teknik analisis pekerjaan yang mencatat perilaku spesifik dari pekerja yang akan menentukan suskes tidaknya suatu pekerjaan.
– Informasi diperoleh melalui wawancara, observasi, atau kuisioner oleh supervisor atau pihak yang berwenang.
– Memberikan gambaran yang jelas mengenai suatu pekerjaan dan bagaimana menyukseskan pekerjaan tersebut.
– Membantu menentukan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan apa saja yang harus dimiliki pekerja untuk suskes dalam pekerjaannya.
– Berguna dalam pengembangan sistem penilaian kerja dengan mengidentifikasi komponen-komponen penting untuk kesuksesan kerja.

Perbandingan Teknik Analisis berdasarkan penelitian Levine, dkk

FJA : tipe analisis detail dan komperhensif
untuk pekerjaan yang spesifik
paling mudah digunakan dan hemat biaya
PAQ : informasi lebih terbatas
menggunakan instrumen sama unuk semua tipe pekerjaan
CIT : tipe analisis detail dan komperhensif
untuk pekerjaan yang spesifik dan cenderung lebih kompleks
Catatan
– Tidak ada teknik atau metode analisis tertentu yang paling baik dibanding yang lain.
– Kombinasi beberapa teknik sekaligus akan menghasilkan analisis yang lebih detail, lebih dapat dipercaya, dan lebih baik dibanding penggunaan satu teknik saja.

Kriteria Teknik Job Analysis
1. Keandalan (reliability) : Ukuran konsistensi
2. Validitas : ukuran akurasi
Menghimpun data dari karyawan dan supervey.
3. Tujuan analisis
J. Pelaksanaan dan Permasalahan dalam JOB ANALYSIS
Perlu dicermati bahwa yang dianalisis adalah jabatan, bukan pemegang jabatan yang saat ini kebetulan sedang memangku jabatan tersebut. Hal ini penting untuk diperhatikan dengna tujuan untuk menghindari bias kita menganalisis pekerjaan berdasarkan kemampuan, kinerja, gaya atau metoda kerja dari pemegang jabatan saat ini. Yang perlu kita analisis adalah standar desain jabatan tersebut berdasarkan struktur organisasi yang ada saat ini.
Prinsip-prinsip ini penting untuk dipahami karena sering terjadi di banyak organisasi, uraian jabatan dibuat berdasarkan “selera” masing-masing atasan, atau bahkan diserahkan untuk dibuat oleh pemegang jabatan. Ini membuat tidak adanya standar batasan jabatan yang sebenarnya diinginkan oleh organisasi. Jika hal ini terjadi, maka akan mudah untuk diperkirakan munculnya banyak masalah mengenai tumpang-tindih tanggung jawab antarjabatan, atau rangkap-merangkap tanggung jawab oleh karena ada beberapa tanggung jawab yang ternyata tidak tercakup di jabatan apapun. Juga akan dapat terjadi adanya jabatan yang beban tanggung jawabnya sangat besar/luas, sementara jabatan lain terlihat sangat sempit dan ringan, sehingga tidak ada perimbangan cakupan pekerjaan, yang dapat menimbulkan banyak masalah seperti kecemburuan dan demotivasi.
Masalah-masalah yang sering dihadapi dalam melaksanakan analisa pekerjaan ialah :
1. Ketakutan karyawan (ancaman pekerjaan, tingkat gaji, tingkat produksi).
2. Mengumpulkan informasi yang mutakhir.
K. Keberhasilan JOB ANALYSIS

1. Komitmen manajemen puncak
2. Keterlibatan serikat pekerja
3. Keterlibatan karyawan
4. Komunikasi yang efektif
5. Penugasan personalia untuk pelaksanaan
6. Penggunaan pakar
7. Pengumpulan data
8. Penggunaan alat dan teknik yang tepat.
9. Penggunaan komite untuk pengawas